En los años en los que vengo dedicándome a la gestión de proyectos, son varias veces las que me he encontrado con muchas personas que todavía tienen dificultades para diferenciar entre proyectos y tareas.
Saber cuál es la diferencia entre proyectos y tareas, te va a ayudar a enfocar tu día a día de una forma más organizada; a la par de que te va a ayudar a afrontar cualquier reto que tengas por delante de una forma más optimista, sin miedo a verlo como algo grande e inalcanzable.
Por eso, cuando finalices de leer este artículo me gustaría que te quedasen claras las diferencias que existen entre un proyecto y una tarea. Ese es el propósito que quiero que consigas con la lectura que recién vas a comenzar…
¡Vamos a ello!
Cómo te adelantaba en la introducción de este artículo, diferenciar entre proyectos y tareas te va a ayudar a enfocar tu día a día de una forma más organizada.
Pero hay un motivo más profundo por el que necesitas tener bien clara esta diferencia y es que, la mayoría de los retrasos que se dan en un proyecto o, en el peor de los casos, el motivo por el que no llegan a buen puerto los proyectos es por no tener clara esta diferenciación.
La vorágine del día a día, muchas veces nos hace perder perspectiva. Nos encontramos con largas lista de acciones inconexas que tenemos que realizar, normalmente todas escritas sobre un mismo cuaderno u hoja de papel.
Tener perfectamente diferenciadas por proyectos las tareas que lo componen te va a ayudar a tomar consciencia de la envergadura del proyecto así como a saber en cada momento en qué tarea tienes que poner el foco.
Las tareas son acciones concretas, claras y concisas. No suelen tener muchos pasos.
Son acciones que no son muy largas en el tiempo y no se suelen dividir en acciones más pequeñas.
Son unidades únicas de trabajo y se consideran pequeños pasos a lo largo de un camino, siendo el camino completo lo que llamamos Proyecto.
Algunos ejemplo de tareas serían las siguientes:
Como ves, estos ejemplos cumplen con las tres Cs: son acciones muy concretas, muy claras y muy concisas. Además es muy complicado dividir estas tareas en acciones más pequeñas para su consecución.
Los proyectos son metas, acciones o responsabilidades.
Suelen tener fechas claras de inicio y de fin y, normalmente, se suelen marcar hitos a lo largo de la duración del proyecto.
El resultado de un proyecto es un servicio o producto completo.
Estos están compuestos de varias tareas que se han de completar de forma secuencial. Cuando se han realizado todas las tareas que componen un proyecto, se da por finalizado dicho proyecto.
Hay proyectos sencillos que constan de dos o tres tareas; y proyectos más grandes que constan de varias tareas que se han de ir completando de una en una y de forma secuencial.
Algunos ejemplos de proyectos, serían los siguientes:
Para que entiendas mejor la diferencia entre proyectos y tareas, vamos a verlo mejor de forma gráfica:
Cómo puedes observar, un proyecto son el conjunto de varias tareas que se han de ir completando de forma secuencial.
A la hora de abordar un proyecto, ya sea un proyecto grande o pequeño, es importante pararse a desgranar en tareas más pequeñas. Esto te va a ayudar a:
Como puedes ver, gestionar un proyecto conlleva algo más que poner fechas de inicio y fechas de fin. Gestionar un proyecto al final es saber desgranar, organizar y planificar todas las tareas que lo componen. Para ello, será indispensable utilizar una metodología de gestión de proyectos que te ayude a controlar y saber en cada momento qué es lo que está en marcha, qué es lo que está pendiente de hacerse y qué cosas ya están listas.
En este artículo te hablaba de la metodología Kanban de gestión de proyectos. Es una metodología que puedes utilizar tanto para gestionar proyectos pequeños como proyectos más grandes. Incluso si quieres llevar un control de las tareas que tienes que hacer en tu ámbito personal.
Los proyectos no suelen surgir de la noche a la mañana. Previamente nos ha surgido una idea y le hemos ido dando forma con el paso de los días.
Por eso, antes de que te pongas a ejecutar tareas sin control, para y reflexiona. Es necesario hacer desde el primer momento una división minuciosa de las tareas que hay que realizar a lo largo del proyecto. Esto te ayudará a tomar conciencia del trabajo que hay por delante, así como de ver qué tareas hay que hacer de forma secuencial y cuáles se pueden hacer de forma paralela.
Del mismo modo, tener las tareas perfectamente definidas te permitirá a ponerles una fecha de inicio y una fecha fin: te será sencillo ponerles estas fechas porque sabrás qué tiempo te lleva realizar la tarea.
Con todo esto bien definido desde la base, sabrás en todo momento cuál es el siguiente paso que tienes que dar hasta llegar al final de tu proyecto.
Ahora cuéntame, ¿te cuesta abordar proyectos grandes? Saber la diferencia entre proyectos y tareas te va a ayudar organizar y abordar tus grandes proyectos de una forma más clara y concisa.