Con este artículo quiero dar el pistoletazo de salida a hablar sobre los diferentes métodos que existen en la actualidad para la gestión de proyectos. Es una temática que me fascina y creo que hay muchísimo sobre de lo que hablar y debatir.
Por ello, hoy quiero hablarte de una de las metodologías que están más en auge hoy día: la metodología Kanban.
Esta metodología es muy sencilla de implantar, sea de la naturaleza que sea nuestro proyecto: desde un proyecto software o de marketing, hasta proyectos personales como la reforma en nuestra casa.
Se engloba dentro de las llamadas metodologías ágiles y pone foco en cómo terminan las tareas.
Pero… vamos a empezar por el principio…
Aunque parece que la metodología Kanban se ha puesto de moda en los últimos años, la verdad es que su origen proviene de los años 40s.
El sistema fue creado por Taiichi Ohno, un ingeniero y empresario que trabajaba para Toyota en Japón. Su metodología está inspirada en una industria muy diferente a la de la automoción: la de los supermercados y cómo se aprovisionan los estantes.
Taiichi Ohno estaba inspirado en el sistema de producción “Justo a tiempo” (Just in Time, en inglés). Quería que su producción fuera acorde a la demanda de los clientes y no la práctica tradicional “pull” que consistía en fabricar productos e intentar venderlos en el mercado. Es decir, quería darle más valor al cliente y que su producción no se viese afectada en cuanto a gastos.
Si atendemos a su etimología, el término Kanban proviene de dos términos:
Es decir, tarjetas visuales ya que cada una de las tareas que se engloban dentro de un proyecto las vamos a representar con una tarjeta diferente.
A principios del siglo XXI, la industria del software se dio cuenta de que esta metodología podía suponer un cambio real en la forma en la que producían productos y servicios. No solo servía para la industria automotriz y para el control de stock en los supermercados, sino que podía aplicarse a cualquier tipo de proyecto, fuese de la naturaleza que fuese.
Tanto si eres Project Manager, emprendedora o bien te dedicas a tus proyectos personales, esta metodología se adapta a cualquiera que sea la naturaleza del proyecto que tenemos entre manos.
Precisamente esta versatilidad ha hecho de Kanban una de las metodologías que más están en auge en estos días, sobre todo por la claridad que nos da de un vistazo del estado del proyecto.
No obstante, para comenzar a gestionar un proyecto con la metodología Kanban, es necesario conocer los básicos que componen el sistema:
Los estados de Kanban son la base de esta metodología. Por tanto, **el significado de cada uno de los estados que componen el sistema es esencial para saber donde situar las tareas que hemos desglosado para nuestro proyecto**.
Para que puedas comenzar a implementar desde ya esta metodología en todos tus proyectos, a continuación te paso a definir el significado de los estados base:
Bien es cierto que con los cuatro estados anteriores perfectamente puedes abordar cualquier proyecto, pero en mi carrera profesional me he topado con otros dos estados que me parecen interesante explicarte:
Una vez que tenemos claros los estados por los que va a pasar cada una de las tareas de tu proyecto, es momento de hacerlo “visual”.
Si trabajas en una organización o bien cuentas con una pizarra en casa puedes utilizar ésta para dibujar tu tablero visual. Dibuja una columna por cada uno de los estados y ya lo tendrás listo.
Por otro lado, si eres cómo yo y te gusta más lo digital, hoy día existen varias herramientas online gratuitas que te permiten configurar tu tablero Kanban en pocos minutos. Contar con un tablero digital tiene la ventaja de que puedes consultarlo en todo momento desde cualquier dispositivo. Solamente tienes que tener conexión a Internet.
Aquí te dejo 3 de las aplicaciones online que más me gustan, donde puedes comenzar a implantar esta metodología desde ahora mismo:
Cada una de las tareas que vamos a abordar se escriben en un post-it (o tarjeta de ideas). Si has optado por la versión digital, tendrás una caja que simula un post-it.
Esta tarjeta contiene toda la información necesaria para abordar la tarea: descripción, materiales, ficheros adjuntos, fechas objetivo, responsable, dependencias…
Dependiendo del estado en el que esté la tarea, la tarjeta se irá moviendo por el tablero de una columna a otra.
Si ahondamos más en esta metodología y queremos sacarte todo el partido que nos ofrece, existen una serie de principios que la diferencian del resto de las metodologías ágiles:
Cuando llevamos un tiempo trabajando con Kanban y, más aún, si trabajamos con equipos, probablemente quieras optimizar aún más la forma de trabajar con esta metodología.
Una de las formas más sencillas de conseguir esto es estableciendo el límite WIP.
WIP significa Work in Progress y ayuda a poner límites del trabajo en proceso. Es decir, restringe la cantidad máxima de tareas en cada una de las etapas (columnas del tablero).
Vamos a poner un ejemplo: si un equipo está formado por 6 personas, el límite WIP de la columna En progreso no tendría que ser superior a 6. Si supera este límite, significa que hay dos o más tareas que están siendo llevadas a cabo por la misma persona y que ésta, ha perdido el foco en realizar una sola tarea ya que está realizando más de una.
Establecer el límite WIP ayuda a los equipos de trabajo a localizar cuellos de botella en los procesos de trabajo antes de que estos puedan convertirse en bloqueos para el proyecto.
Hasta aquí, te he contado los puntos básicos que necesitas para comenzar a utilizar Kanban como sistema de gestión de tareas. Cómo ves, es un sistema sencillo y muy versátil ya que se adapta a cualquier proyecto, sea de la naturaleza que sea.
Ahora cuéntame. ¿conocías la metodología Kanban para gestionar proyectos? ¿utilizas esta metodología? ¿hay algo que te frene a comenzar a utilizarla?
Fuentes de consulta: